自分の考えを誰かに伝えることを「プレゼンテーション」といいます。
自分の考えを伝える、そして相手に理解してもらうことがプレゼンの目的であり、
しゃべることや報告することはそのための手段です。
新入社員だけではなく、中堅社員においても伝えることが苦手な人は結構多いです。
いいたいことをだらだらと書いて、どれもこれも同じような内容を繰り返し記載している文章をよく見かけます。
一番伝えたいことな何なのか？
要点が掴めず、メールの最後まで目を走らせないと結論が見えてこない。
業務を円滑に進めるには、自分が何をしたいのか、相手に何をしてもらいたいのかということをわかりやすく伝えなければいけません。
正しく伝えることができると、自分に有利に物事を進めることができることでしょう。
さて、目的が「相手に理解させること」であれば
何が重要なのでしょうか？
根拠は説得力の基
根拠は主張を支え、自分の提案や報告内容に現実味を与えることが可能です。
報告書であれば読み手、会議の場であれば上司や部下などの聞き手。
’’根拠’’はそれらに対して信頼感を与えるとても重要なファクターとなってきます。
根拠というのはそれが根拠であることを明確に提示しなければ意味がありません。
～～だから、こうなのだ。の ’’ ～～ ’’なのです。
根拠というのは主張したい事項の「なぜ？」にあたるものです。
なぜがないと相手を納得させることはむずかしいんですよね。
こんなのどうですか？
（悪い例）
～～試験の結果OKでした。
この製品は問題ないと思いますので納品させてください。
（良い例）
～～試験の結果は従来製品よりも
～～の項目で２０％性能が向上しています。
試験規格も満足しています。
他に背反もないため納品させてください。
数値などで比較結果を見せて、相手が判断できるものを与えて報告をする。
大切なことです。グラフを使うのも効果的です。よくQC７つ道具耳にします。
考えを伝えるために必要なスキル
プレゼンテーションとは言いたいことを書き、それ話すだけではなく、言いたいことを論じないといけません。
それはなぜか？説得力に欠けるためです。
では、相手に理解させるプレゼンをするには、なにが必要になってくるのでしょうか？
ざっと必要だと思うスキルを列挙してみますね。
この４つの力があれば、ある程度 相手を説得することができるプレゼンが完成するのではないかと思います。
＜読解力＞
資料に書かれている文章を客観的に読み取るだけではなく、その背景や行間にあるものまで読み取る必要があります。一番重要なことだと思いますね。
何を伝えるべきなのか正しく理解・伝達しなければ意味がありません。
問われていることはなんなのか？書かないといけないことはどういうことなのか意図を掴むことが肝心です。
＜発想力＞
資料の内容に疑問を投げかけ、自分なりの解答を見つけたり、
具体的なアイデアなどを付け加えることで興味深い文章になります。
＜論理的思考力＞
起案の元になる背景や、起案の必要性、課題に対する自分なりの意見や理由を筋道立てて組み立てる力です。
まさしく、根拠を論理的に述べる力であり必要不可欠な部分です。
＜表現力＞
必要性や自分の考え、論拠を第三者にもわかりやすく表現して読み手に伝える力のことです。読者の立場や知識力を考慮し、表現方法をうまく使うことでわかりやすい文章に仕立てます。役職が上の方の人はですね、普段、私たちが職場で使ってる単語を理解していません。相手にわかる表現をすることが正しく伝える一歩です。
上記４点、大切なことなのですが、なによりも、よいプレゼンをするためには、自分で集めた調査結果だったり、自身の経験、そこから得た実感などがやはり重要です。
上司は全部を読まない
よく言われるのが、 ＜上司は忙しいので全部を読まない＞ です。
残念な感じですが、ま～多くの会社ではそうなんでしょう。
私は文章をしっかり読みたいので結構、目を凝らして読んでしまう方なのですが、
報告書などは一番の冒頭で何を言いたいのか、すぐわかることがありがたいです。
後述する内容は、あくまで結論に至るまでの参考データ。
結論の根拠となっていることが望ましい。
まずはこの報告書はなにが言いたいのか。
その基づきは。。。というように頭の中を整理して読んで行きたいからです。
最後になりますが、プレゼン＝書類、発表だけということはありません。
書類の提出だけで終わらず、それを説明することが大切なことだと思います。
紙の上の文字だけで伝えきるということも大事なことですが、一言二言でもいいと思います。コミュニケーションがうまく取れていれば、しっかり伝わるはずです。
会話するということが一番シンプルな伝達方法です。
伝達力ということばが堅苦しいですが、要は会話（コミュニケーション）です。
伝えたいことがあるから話すのです。