toco plus + 人間観察

人間観察から自分をみつめること。日々思うこと。三重県桑名市の空き家活動記録など書いてます。

答えが答えになっていない。上手な会議の進め方。

会議の場で、あなたがプレゼンを終わったあとの上司のコメントが

以下のような返答だった場合のことを想像してみてください。

 

 

・そんなことが聞きたいのではないんですが。

・それで、結局のところあなたは何が言いたいの?

 

 

これは社会人になって初めて会議の主催者となり、先輩社員から言われたことばです。

お恥ずかしい限りですが、新入社員のときはよくあることだと思います。

 

 

至らない問題点は主にこんな感じでしょう。

 

・期待した回答が話の中にみつからない。

・いつになっても出てくる気配もない。

・議論したい内容はなんですか?

・この会議で出したい答えはなんですか?

 

 

それでも、会議は進んでいくものです。

 

 

会議の参加者から質疑応答はなし。

話が終わるまで聴いてる人もいれば、ただただ座ってるやつ。

ひどい場合には寝てるやつもいるでしょう。

 

ある程度のマネージャークラスであれば、出だしのタイミングでこの会議の趣旨はなんなんだろうと思うにちがいない。

最後まで結論の出ない・意味のない会議を真剣に聞いてくれるほど周りは暇じゃない。

会議を主催する人は大変かもしれませんが、会議に出る側もまた貴重な時間を費やしていることを忘れずに。

  

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そんな残念な会議に出くわした場合どう感じますか?

 

少し話を脱線します。

そんな会議に招集されたあなた、ただ話を聞くだけですか?

 

まずは、主催者側の擁護をしておきます。

 

主催者はあなたに聞いて欲しくて呼んだのですよ。意見を求めたくてあなたを会議の参加者に選出したのです。

発言する権利があなたにはあるんです。(ま〜義務はないか。)

 

主催者はあなたの意見を少しでもいい、どんなことでもいいから聞きたいのです。

会議というのは主催者が一方的に話す場ではなくて、参加者全ての人の意見をまとめて、ある方針・結論を出すものだと思います。

なので、ただ集まって話しをするものは単なるmtgです。会議ではない。

 

 

私はそんな残念な会議に出くわすと、思わず、刺す

当たり前ですが、ナイフでじゃないですよ。言葉で刺すんです。

 

 

話がかみ合わず「何かこれは勘違いされている」「通じていないな」と感じることはないですか?逆に、結論が早く聞きたいのに、なんだか前置きが長いな〜とか。よくこんな退屈な会議ずっと何も話さずに聞いてられるなと思ってしまうんです。

心に余裕がなくてすみません。

 

 

 

会議の冒頭の入り方は非常に重要です。
目的を達成するためには、最初が肝心なのです。

 

 

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私の場合はというと。。。

会議の冒頭で結論を先に話してしまいます。

(もうここで会議の目的は9割が完了したことになります。)

 

 

その上で、その結論に至ったロジックを説明し、それを納得してもらうという会議をします。

会議にネタバレとか別にいいですからね。ドラマとか映画でもないんですし。

どんどん参加者に自分の考えをレビューしていくのです。会議の参加者に伝え同意を得る。それに加え意見をもらうのだ。

 

よくないところはとことんダメ出しをしてもらい、それでも自分の出した結論で大丈夫だねと説明がし切れればそれで大丈夫。

一人で結論までまとめたが、最後は会議の参加者全員が、私の出した結論に大筋同意されれば、それは全員で出した結論と言えるのです。

 

答えが答えになっていない

話をダメダメな会議の話に戻しますね。

直接質問に答えずに違う話からはじめてしまう時は。。。

 
例えば、やるべき仕事ができていない場合 ですね。

 

 

この場合、会議はなぜできなかったのかという理由を説明するところからはいってしまい言い訳がましい。これは感情が先にたってしまうからです。

 

’やっていないにしても言いたいことを言えずに、責められてしまう前に説明しておこう’’という気持ちが出るからでしょう。

結果までは行き着いていないんだけど、この会議当日までに頑張って整理した情報などを見せたいという気持ちもあるのです。

 

でも、会議という場所では結論を出さないといけないのです。

 

中途半端で何も判断できない材料をいっぱい並べられたところで何を議論していいのわからない。

はっきり言ってこの時間の無駄なんです。時間に余裕があるならしっかり喋れるまでまとまってから会議をきれと思う次第です。

 

結論が出せてないのに会議の日時になってしまう

 

そんな状況で当初計画した趣旨で会議を進めてしまうと、ついついまわりくどく周辺事項から話してしまうため、会議の参加者からの問いかけに対しちゃんと答えれない。(ここで言う周辺情報とは、結論に至る背景や経緯のことです。)

 

会議に出る人の時間もまた有限なのです。

あなたのあーだこーたという説明は正直聞きたくないのです。 

 

 

気持ちの問題に関連して、周辺情報を長々と話してしまう要因として、一方的に自分 の言いたいことだけを話してしまうということがあります。

mtg時にはこれでも許されるんですけど、重要な会議などの場合は問題である。

 

 

相手の聞きたいことを自身が発信できているのか、今一度振り返ってみよう。

質疑応答の直接性を意識するということが重要なのである。

 

 

 

 

「話がかみ合うため」にはどうすればいいのでしょう?

 

質問に直結する内容から話しはじめる質疑応答の直接性を重視するために、質問と直結する内容から話しはじめるようにした方がいい。

 

つまり。

〇〇についてどう思うか?

と聞かれたら

〇〇については△ △と思う

 

〇〇はどうだったか?

と聞かれたら

〇〇は△△だった

 

と話しはじめるのである。

 

 

日本語の質問は、大抵の場合、文末に一番聞きたいことがくる。

この最後の部分に直結するような内容をまず最初に答えるようにして欲しい。

しかし、状況によってはその結論に至った経緯や背景から話した方がわかりやすい場合もありますのでご注意を。

 

 

例えば、 『今回のプロジェクトについて私の意見を述べる前に、プロジェクトの懸案事項について話をさせて下さい。 懸案事項は二つあって、予算と納期です。〇〇 について説明するために、まず △△ についてから、お話しさせて下さい。

 

というケースの場合とかね。

前提条件をまず話してから結論に行き着く。

 

おそらく誰しもが経験したことがある話し方であろう。

これらを意識して言えるようになるためには、まず話の全体像を把握する必要があります。

 

全体像を把握してこそ、この話は結論から話す方がわかりやすいのか、反対に補足情報から話す方がわかりやすいのかが、的確に判断できるようになります。

新入社員には経験が少なすぎるため圧倒的に不利な条件なんです。

 

 

よって、前提条件をつけて話の全体像をわかるように説明してください。

そうすれば、会議の場では、話し手の考えが聞き手に伝わりやすい。またアドバイスなど指摘が入りやすい。

 

指摘が入るというのは私はとてもいいことだと思うんです。

相手にうまく説明できた証拠です。

よく考えて話をしていることがわかります。伝わってます。むしろ、指摘が入らずそのままスルーされ、後工程に迷惑をかけることはあってはならないのです。

 

 

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